Archiviazione elettronica
L’archiviazione elettronica consiste nella semplice memorizzazione di documenti su supporto digitale. Non è soggetta a requisiti specifici di legge e può riguardare qualsiasi tipo di documento, dalle email ai contratti. Sebbene offra indubbi vantaggi in termini di praticità, l’archiviazione elettronica non conferisce valore legale ai documenti. Tra i principali vantaggi dell’archiviazione elettronica possiamo trovare:
- Risparmio di spazio fisico: Elimina la necessità di archivi cartacei ingombranti.
- Maggiore facilità di consultazione: I documenti possono essere ricercati e recuperati rapidamente.
- Possibilità di condivisione rapida: I documenti possono essere condivisi facilmente via email o tramite piattaforme cloud.
Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva, invece, è un processo regolamentato dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) che sostituisce completamente il documento cartaceo originale. Garantisce il valore legale dei documenti nel tempo e richiede l’apposizione di firma digitale e marca temporale.
Vantaggi della Conservazione Sostitutiva:
- Rispetto degli obblighi di legge: Assicura la conformità alle normative vigenti.
- Riduzione dei rischi di perdita o danneggiamento: I documenti sono protetti da eventi imprevisti.
- Maggiore efficienza nella gestione documentale: Semplifica i processi di archiviazione e recupero.
Differenze chiave: un’analisi approfondita
Andando ad analizzare più nel dettaglio le differenze chiave tra i due ambiti troviamo:
Valore Legale: La distinzione fondamentale risiede nel valore legale attribuito ai documenti. La conservazione sostitutiva, grazie alla sua conformità al CAD e all’utilizzo di strumenti come la firma digitale e la marca temporale, garantisce l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti nel tempo. Questo li rende giuridicamente validi e opponibili a terzi, anche in caso di contenzioso o verifiche fiscali. Al contrario, l’archiviazione elettronica, pur utile per scopi organizzativi interni, non conferisce alcun valore legale ai documenti, che potrebbero essere facilmente contestati in un contesto giuridico.
Requisiti Tecnici: La conservazione sostitutiva è un processo rigoroso che richiede il rispetto di precisi requisiti tecnici. Oltre alla firma digitale e alla marca temporale, è necessario utilizzare formati di file specifici (come il PDF/A) che garantiscono la leggibilità e l’integrità dei documenti nel lungo periodo. L’archiviazione elettronica, invece, non impone particolari vincoli tecnici, consentendo una maggiore flessibilità nella scelta dei formati e degli strumenti di gestione.
Ambito di Applicazione: La legge italiana prevede l’obbligo di conservazione sostitutiva per una vasta gamma di documenti, tra cui fatture elettroniche, contratti, scritture contabili, libri sociali, documenti relativi alla sicurezza sul lavoro e molti altri. L’archiviazione elettronica, invece, può essere utilizzata per qualsiasi tipo di documento, anche quelli non soggetti a obblighi di legge, come comunicazioni interne, presentazioni o documentazione tecnica.
Durata: La conservazione sostitutiva impone la conservazione dei documenti per un periodo specifico stabilito dalla legge, che può variare da 5 a 10 anni a seconda della tipologia documentale. L’archiviazione elettronica, non essendo vincolata da normative, non prevede una durata minima obbligatoria, lasciando all’organizzazione la libertà di decidere per quanto tempo conservare i propri documenti.
Quando scegliere l’una o l’altra: una guida pratica
L’archiviazione elettronica si rivela particolarmente utile quando si tratta di gestire documenti interni all’azienda, come comunicazioni, presentazioni o report, che pur non avendo valore legale, rivestono un ruolo cruciale per l’organizzazione interna. Inoltre, è la soluzione ideale per tutti quei documenti non soggetti a specifici obblighi di legge, come manuali tecnici, brochure o altra documentazione informativa. Infine, l’archiviazione elettronica può fungere da fase preliminare alla conservazione sostitutiva, consentendo di organizzare e gestire i documenti in modo efficiente prima di procedere alla loro conservazione a norma.
D’altro canto, la conservazione sostitutiva si dimostra indispensabile quando si ha a che fare con documenti fiscali, come fatture elettroniche, registri IVA o dichiarazioni dei redditi, che necessitano di mantenere il loro valore legale nel tempo. Allo stesso modo, è fondamentale per documenti legali come contratti, atti giudiziari o procure, così come per documenti contabili quali libri contabili, bilanci e scritture contabili. In generale, la conservazione sostitutiva è la scelta obbligata per qualsiasi documento che debba mantenere la sua validità giuridica nel corso degli anni, come certificati, diplomi o attestati.
In sintesi, la scelta tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dipende dalle specifiche esigenze dell’organizzazione e dalla natura dei documenti da gestire. L’archiviazione offre flessibilità e praticità, mentre la conservazione garantisce valore legale e conformità alle normative.
